全社のタスクを見える化。意思決定速度を向上する管理基盤を構築 

EC事業を展開するLS社では、事業拡大に伴い、経営者による各社員の業務状況やプロジェクトの進捗把握が困難になっていました。口頭やメールでの報告に頼る旧来の手法では、事業全体の現状を正確に把握し、迅速な意思決定を下すことが難しくなっていたのです。

本記事では、LS社がどのようにこの課題を解決し、全社のタスク管理とプロジェクト管理を最適化したのか、そして、その結果どのような成果を得たのかを詳しくご紹介します。

【課題】口頭とメールによる報告の限界

EC事業は、市場トレンドや顧客ニーズの変化が激しく、常に迅速な意思決定と実行が求められます。事業拡大に伴い、LS社の組織規模も大きくなりましたが、それに伴い以下の課題が顕在化していました。

• 経営者によるタスク状況の把握が困難： 各社員がどのような業務を抱えているか、その進捗はどうなっているかを経営者が正確に把握することができず、社員のパフォーマンスを適切に評価することが難しくなっていました。

• プロジェクト進捗の不透明性： 複数のプロジェクトが同時並行で進行する中で、各プロジェクトの進捗状況、課題、担当者、部門間の連携状況などが明確ではなく、ボトルネックの特定が遅れることがありました。

• 非効率なコミュニケーション： 業務状況の報告は主に口頭やメールで行われており、情報の整理や集約に多くの時間が費やされていました。また、情報が散在し、必要な情報を探すのに手間取ることが頻繁に発生していました。

• 意思決定の遅延： 事業の全体像や各プロジェクトの詳細が不透明なため、経営層が迅速かつ的確な意思決定を下すことができず、ビジネスチャンスを逸してしまうリスクを抱えていました。

これらの課題は、LS社のさらなる事業成長を阻害する要因となっていました。

【解決】タスク・プロジェクト管理ツールの導入と開発

Lこれらの課題を抜本的に解決するため、社員のタスク状況とプロジェクトを可視化するツールの導入と、自社に最適な機能を備えたシステムを開発することを決断しました。

開発したシステムは、主に以下の機能を実現しました。

• 全社員のタスク状況をリアルタイムで可視化： 各社員が担当する業務内容、進捗状況、期限、関連するプロジェクトなどを一元的に管理できるようになりました。これにより、経営者はもちろん、チームリーダーもメンバーの業務負担を正確に把握し、リソースの再配分を柔軟に行うことが可能になりました。

• プロジェクトの進捗管理を効率化： 複数のプロジェクトを一元管理し、ガントチャートやカンバン方式など、多様な表示形式で進捗を可視化しました。これにより、プロジェクト全体の進捗状況や各タスクの依存関係が一目でわかり、予期せぬ遅延を未然に防ぐことが可能になりました。

• 関係者間の連携を強化： タスクやプロジェクトに関連するコメント、ファイル、情報共有などを一箇所に集約することで、メールのやり取りが減少し、コミュニケーションコストが大幅に削減されました。また、誰がどのタスクに関わっているかが明確になり、部門間の連携もスムーズになりました。

【効果】意思決定速度が2倍に、経営者が事業に集中できる環境を構築

このタスク・プロジェクト管理ツールの導入と開発により、LS社は以下の成果を得ることができました。

• 意思決定速度が2倍に向上： 経営者やマネージャーは、リアルタイムで正確な情報を手に入れることができるようになり、迅速な意思決定を下せるようになりました。これにより、市場の変化に素早く対応し、新たなビジネスチャンスを逃すことなく掴めるようになりました。

• 社員のパフォーマンスを最大化： 各社員の業務負荷や進捗状況が明確になったことで、適切なタスク配分が可能になり、生産性が向上しました。また、社員自身も自分のタスクを整理し、優先順位をつけやすくなったことで、日々の業務に集中できる環境が整いました。

• 組織全体の透明性向上： 全社のタスクとプロジェクトが可視化されたことで、経営者だけでなく、社員一人ひとりが組織全体の目標や自分の役割を理解しやすくなりました。これにより、組織の一体感が醸成され、自律的な行動を促す土壌ができました。

LS社は、このタスク・プロジェクト管理基盤をベースに、さらなる事業拡大を目指しています。経営者が日々の業務把握から解放され、より戦略的な業務に集中できるようになったことが、LS社の成長を加速させる最大の要因となりました。

貴社もこのような組織管理における課題を抱えていらっしゃいませんか？ 私たちは、お客様の事業課題に合わせた最適なソリューションを、共に考え、創り出していきます。