スズキ株式会社Asana導入事例からプロジェクトを作成してみる【テンプレート公開】

業務管理の効率化を目指す際、他社の成功事例は非常に参考になります。今回は、Work Management Onlineで公開されているスズキ株式会社様のAsana活用事例を参考に、実際にAsanaでどのようなプロジェクト構成にすべきか、具体的なサンプルを作成してみました。

この記事では、事例のエッセンスを取り入れつつ、「もし教育部門でこの運用をしたら？」という仮想シナリオに基づいて解説します。

⚠️ 免責事項

• 非公式記事: 本記事は、公開されている事例記事を基に構成を考察したものであり、スズキ株式会社様とは一切関係ありません。

• ダミーデータ: 本記事で紹介するプロジェクト構成やCSVデータはすべて架空の「教育部門」を想定したダミーデータです。

• 提供するCSVファイルおよびプロジェクト構成を利用したことで生じたいかなる問題についても、当事務所及び執筆、監修者は一切の責任を負いません。組織のルールに合わせて調整してご使用ください。

1. Microsoft Planner、JIRAがある中でのAsanaの位置づけ

スズキ様の事例で非常に興味深いのが、すでに「Microsoft Planner」や「JIRA」といったツールが存在していた点です。そこからなぜAsanaを導入し、どう使い分けているのか、以下のように定義してプロジェクトを構築していました。

• Microsoft Planner: 個人の簡易的なToDoや、小規模なチーム内での「ちょっとしたメモ代わり」のタスク管理。

• JIRA: システム開発チームにおける「バグ管理」や「チケット駆動開発」など、エンジニア向けの深い進捗管理。

• Asana（今回の主役）: 「部門を跨ぐコラボレーションのハブ」。Plannerでは物足りない「複雑な工程管理」や、JIRAではハードルが高い「非エンジニアとの連携」、そして「社内の公式な情報共有」を担う位置づけです。

以下は考察ですが、図にするとこのような状態にあるのではないかと思います。

（想定図１：CIT経営開発事務所　※記事より読み取れる情報から想定として作成）

チームの上位には当然部門など、さらに大きな組織があるはずですから、その点も踏まえると、さらに以下のようになるのではないでしょうか。

（想定図２：CIT経営開発事務所　※記事より読み取れる情報から想定として作成）

チームより上位のレイヤーにおいて、Asanaで管理しているなどの情報はなかったため不明ですが、ここまでチームで利用されていることを考えると、上位レイヤーまでAsanaを使ってしまってもいいかもしれません。

2. 仮想ユースケース：教育部門での活用シナリオ

今回は、全社の研修を担当する「教育部門」をモデルにします。

• タスク管理: 新入社員研修の準備など、期限が決まった複雑なプロジェクト。

• システム依頼: eラーニングシステムへの受講者登録や不具合修正の依頼受付。

• 情報共有: 部門内のナレッジ蓄積や、他部署への公開マニュアル。

3. 各プロジェクトの構成とCSVテンプレート

それでは、具体的な3つのプロジェクト構成を見ていきましょう。それぞれのセクションに、Asanaにインポート可能なCSVデータを用意しました。

① タスク管理：プロジェクト進行の可視化

事例では、煩雑な業務を「誰が・いつまでに・何を」するか明確にするためにAsanaが使われています。

ダウンロードはこちら（教育共通_タスク管理.csv）

ダウンロードはこちら（吉田_大輔さん受け入れ（研修ローテ）.csv）

ダウンロードはこちら（教育共通_運用ルール･依頼･タスク管理.csv）

ポイントとして、サブタスクを使っています。プロジェクトを開いたときのファーストビューにタスクが並んでいるのですが、ここを各回の教育タスクとし、サブタスクとして社員名＋何をさせるのか、が書いてあります。

タスク：各回の教育タイトル
サブタスク：その教育を受ける社員名＋何をさせるか

これ以上は中身が見れなかったので作成していませんが、このサブタスクの中に各社員の進捗を書いてもいいかと思います。

サブタスクは、例えば

メインタスク ＞ サブタスク ＞ サブタスク ＞ サブタスク...

のように、作ろうと思えばいくらでも入れ子構造を深くして作れるのですが、この運用はあまりオススメしません。Asanaの仕様上、サブタスクを開くとメインタスクの中身は見えない状態になります。パッと見で自分が今サブタスクを開いているのか、メインタスクを開いているのか、混乱することがあります。入れ子構造を深くするほどこの傾向は高まります。

② システムの依頼・問合せ管理：メール連携の活用

「大きな効果があった」とされているのが、Asanaに対しメールを送信することで、タスクを作成できる、という機能による依頼の一元化です。

ダウンロードはこちら（教育共通_QA決済箱＆電子稟議.csv）

ポイントはメールの件名がタスクタイトルになり、本文がタスクの詳細に入る、ということです。

件名がタスク名になるということは、メール送信時の件名のルールを決めておくことで、処理効率を上げることができるということです。件名に必要事項が書いてあれば、ファーストビューの段階でタスク全体の把握と優先付けの業務負荷が下がります。

③ 課内の情報共有：ナレッジの蓄積

「あの資料どこだっけ？」をなくすための、ストック型のプロジェクトです。

ダウンロードはこちら（Asana利用についての情報共有.csv）

ポイントとしては、AsanaのことをAsana上に書いた、と言う点です。Asanaを使ってほしいのに、別でドキュメントを用意してそれを読んでもらうような動きになると本末転倒になってしまいます。

ですが、実はこの失敗は気づきにくく、実際に怒っていることもしばしばあります。特に既に別のツールが動いているときに起きがちです。Asanaのことを、元使っていたツール上でアナウンスして、そのままそこに使い方を蓄積してしまう、、という事態はできれば避けたいです。

4. Asana導入に関するQ&A

事例記事の内容を基に、導入時に想定される疑問をまとめました。

Q. すでにPlannerなどタスク管理ツールがある状態で、現場を混乱させない方法は？

A. 「個人のメモはPlanner、チームの公式プロジェクトはAsana」と明確にルール化することが重要です。事例でも、目的別にツールを使い分けることで情報の整理が進んでいます。

Q. 現場のメンバーが入力してくれません。

A. 最初は管理者が「フォーム」を用意してあげるのが近道です。依頼側はフォームに入力するだけで、受ける側はAsanaに自動でタスクが入る。この「便利さ」を実感してもらうことが定着の鍵です。手軽なのは、Googleフォームからのメール送信先をAsanaにする、という構成です。

Q. Asanaを使っても効率が上がらない、Excelの方がよいのではないか

A. Excelの方が作業が捗るのであればその運用も一つの手段であると言えます。Asanaの強みとして、通知が自動であちこちにとぶ、というものがあります。これによりタスク漏れを防ぐことができます。他の利点として、連続的なタスクに強い、ということがあります。入社時に必ず行うタスクなどは連続的に行われることが多いですが、Excelよりもクリック回数やキーボード入力が少なくて済みます。ですが業務分析を行ったうえでAsanaがなじまないと判断できる場合もありますので、その際は別のタスクツールを検討するとよいでしょう。

まとめ

事例からは、「既存ツールを否定せず、Asanaをハブとして全体のプロセスを再構築する」という戦略的なアプローチが見て取れます。

まずは今回ご紹介したような、シンプルなCSVインポートから始めて、自社の業務に合わせた「ちょうどいい管理レベル」を探ってみてください。

注意: 本記事で提供したCSVはあくまでサンプルです。インポート後は、各自のAsana環境に合わせて「カスタムフィールド」の再設定や「フォーム」の作成を行ってください。